Frequently Asked Questions
SAP Concur iTravel + 是否有一个全面的系统来支持金沙中国旅游的政策遵从, 业务费用报销和信用卡对账. 它是旅行预订、请求和费用的一站式服务.
- 旅行预订/预订,旅行请求和旅行费用
- Business Expense Reimbursements
- Credit Card Reconciliations
SAP Concur SAP Concur iTravel+ may be accessed through my.yuyew.com applications. SAP Concur仅对金沙中国的全职员工开放.
- SAP Concur iTravel+ 从预订到请求和请求到费用是一个完整的系统吗
- 差旅费用不计入SAP Concur iTravel+ Requests
- The U.S. 总务管理局(GSA)的餐费已集成到SAP Concur iTravel中+
- 谷歌地图集成里程计算
- 主管对出差的批准在差旅请求中设置为被动批准
- 请求和费用委托的新角色
All users, from Assistants, Delegates, Supervisors, Special Approvers, Travelers, Card Holders, Cost Center Managers, 备用审批人必须遵守所有适用于通过iTravel+处理的费用的政策,包括旅行, Credit Card, 和业务费用报销
全职员工将自动载入iTravel+. 这种访问将允许全职员工预订旅行和创建/提交旅行请求和费用.
兼职员工、学生和客人不能访问iTravel+. 如果您需要为这些个人中的一个预订旅行或流程和费用交易, 请参阅下面的流程图以确定如何进行:
Role Name |
General Duties |
Traveler/Employee |
预订/预订自己的大学批准的商务旅行 创建并提交自己的旅行请求 创建和提交自己的费用报告 分配代表进行请求/预订 指派代理人处理费用报告 指派旅行安排人进行预订 |
Approver |
·作为直接下属员工的主管,审核差旅申请和支持性文件 · Review Expense Reports, receipts, 资金来源批准和遵从的支持性文件 ·将费用报告返回给员工进行更正并重新提交 ·在费用报告中添加批注审批费用报告在工作流程中插入额外的审批人 ·批准或拒绝现金预支请求,如果确认为现金预支批准人
|
全职员工可以在iTravel+中处理交易,并可以作为代表分配给其他员工. 勤工俭学不允许访问iTravel+.
是的,请按照上面的步骤操作 如何下载和设置Concur应用程序” Quick Reference Guide
Yes, 用户可以有多个请求委托和多个费用委托, 强烈建议至少指派两名代表.
在SAP Concur iTravel +中不提供产权负担
培训可通过金沙中国培训门户网站获得 sees.yuyew.com/training
No, forms for Travel Domestic, Travel Foreign, 员工业务费用报销和信用卡对账表将从iShop中删除. 用户仍然可以查看以前在这些表单下处理的费用. Please review the SAP Concur iTravel+ Transition Guide for processing guidance.
商务旅行的所有预期费用应包括在iTravel+请求中,包括大学支付和自付费用
您可以查看(utrgv)上提供给最终用户的所有培训材料.edu/采购),查询详情请联络:
- Non-employee Profile vendorrequest@yuyew.com
- Travel Booking Travel@yuyew.com
- Travel Requests Travel@yuyew.com
- Travel Expenses accountspayable@yuyew.com
- Business Expense Reimbursements accountspayable@yuyew.com
- Credit Card Reconciliation Process procard@yuyew.com
- Click on the "Reports Tab"
- 点击“查看”,然后点击“您已批准的所有报告”
用户可以选择状态率,旅行者,或最佳可用. Please do not choose Government rate.
员工及非员工的国内及国际旅行, including students, prospective employees, consultants, and guest speakers.
为了创建一个非雇员旅行者的配置文件, 完成PaymentWorks流程,表明非雇员是代表大学旅行的个人. Once the process is complete, 他们的信息将被处理, 通过每晚的饲料为他们的个人资料,可在预订和费用.
- 要求:主管的被动批准和学生主任/国际监督委员会(如适用)
- 费用报告:成本中心经理, 或当成本中心经理是差旅人员时,替代成本中心经理, payee, or card holder. IT,采购,资产和主管(如适用).
Yes, all University sponsored, 和资助的商务旅行需要在旅行开始日期之前批准的旅行请求. 例外情况是校际/山谷间的里程,这只需要费用报告.
是的,现在可以在iTravel+上预订到国外目的地的个人旅行
iTravel+请求被发送给主管被动批准. 在适用的情况下,他们也会被转发给学生院长和国际监督委员会(注意,在提交申请之前,必须从学生办公室院长和国际监督委员会获得批准表格,并注明批准确认函#)。
国内目的地需要主管对差旅申请和成本中心经理对费用的批准. 其他批准,如学生院长, 赠款会计师和监督委员会可以根据谁是旅行申请
国际目的地需要主管和国际监督委员会(IOC)对差旅申请和成本中心经理对费用的批准. 其他批准,如学生院长和助学金会计师可能适用.
当旅行把你带到不同的国家, 您需要将外币交易转换为您的报销货币. 当使用其他货币创建费用时, 您将看到其他字段,这些字段允许您将交易金额转换为报销货币. 汇率来自学校认可的货币转换器.
只允许在iTravel+之外进行团体预订,并且必须通过UT签约旅行社CTP通过电话预订 1-866-366-1142
- 第一种方法(首选方式)通过Concur移动应用程序(请参阅 “如何下载和设置Concur App” Quick Reference Guide)
- 第二种方法是使用您的工作站扫描并附上收据(您可以使用柯尼卡美能达复印机或任何标准扫描仪进行扫描)
No, 国内旅行不需要用餐收据, 除非旅行是由资金来源资助的,否则需要收据(如赠款)。.
Yes, itemized receipts, 所有前往国际目的地的旅行,无论使用何种资金来源,都需要填写旅行者的姓名和正式旅行日期.
是的,除了家庭伙食以外,所有的费用都需要有详细的收据. 如果资金来源需要分项收据, 旅客和代理人有责任确保收据的安全,并将其上传到SAP Concur iTravel + for the specific transactions.
否,校际/校际里程费率仍为0元.23 per mile
上传的收据必须清晰可辨,并上传SAP Concur iTravel + 具体交易,以便有资格报销,并符合大学旅游政策.
iTravel+的费用可以是大学支付(当费用是用OneCard(花旗银行)支付时)和自付(根据选择的个人资料支付给旅行者)。.
非员工必须通过电子邮件将收据提交给他们的申请/费用代表.
有关如何提交差旅费用报告的说明可在以下指南中找到: 如何提交差旅费用报告.
目前信用卡计划的参与者已被纳入“一张卡”计划,允许他们处理符合条件的旅行交易.
不,信用卡对账的截止日期变了. 所有ProCard对账必须提交并由21个委员会完全批准st ,以保持符合该计划的指导方针.
要取得信用卡,信用卡申请人必须:
- Complete the Credit Card Intake Form
- 信用卡项目办公室将审查并通过DocuSign将申请直接发送给申请人完成
- 一旦申请完成,信用卡计划办公室将分配所需的培训
- 完成所需培训后将办理信用卡
如果你忘记密码或被锁在门外,打电话 1-877-905-1855
如信用卡遗失/被盗,持卡人必须填妥 Declaration of Unauthorized Use 并送交采购办公室,地址为 ProCard@yuyew.com 并立即与花旗银行客户服务部联系 1-800-248-4553.
请与您卡背面的电话联系,询问退票的原因.
一旦您询问拒绝的目的并需要进一步的帮助,请发送电子邮件至 procard@yuyew.com. 如果需要临时增加,请参阅问题1以获得有关您请求的进一步信息.
如果下降是由于MCC代码, 请致电花旗银行,他们会给您MCC代码和代码说明. 有了这些信息,请在ProCard指南中确认您的购买是允许的. 一旦你确认了这些信息,你可以发邮件 procard@yuyew.com with details.
在Procard Office收到并审核所有培训和所需文件后,卡将在大约10个工作日内完成.
Please submit a new entry on the http://utrgv.sharepoint.com/sites/dfa/fpp/procurement/Lists/OneCard%20Application%20Request/AllItems.aspx
更改或更新您的信用卡核对器,请填写 信用卡责任转移-核对表 并将完成的副本发送至procard@yuyew.com
要更改或更新您的信用卡成本中心管理器,请填写 信用卡责任转移表-成本中心经理表 并将完成的副本发送至procard@yuyew.com
一旦你确认这是一笔欺诈交易, 拨打您卡背面的电话号码与花旗银行联系. 告诉代理你想对收费提出异议. 一旦他们从持卡人那里核实了一些信息,他们就会协助发卡.
虽然系统允许在您的费用报告名称中使用特殊字符, 有些字符可能不被接受, such as pipe (|) or quotations (").
建议不要在任何自由文本字段中包含任何特殊字符.
No, 会员不应使用大学信用卡,并应在iShop的非PO付款申请表上进行处理.